Кейтеринг заказывает не гость, а организатор: администратор офиса, event-менеджер, невеста, директор, которому поручили открытие точки.
У него нет времени разбираться. Ему нужно понять за пять минут, сколько это будет стоить на пятьдесят человек и что именно вы привезёте.
Разложите по типам, у каждого своя логика и своя цена.
Фуршет — от столько на человека, гости стоят, еда порционная, канапе и мини-закуски. Кофе-брейк — от столько, кофе, чай, выпечка, фрукты. Банкет с рассадкой — от столько, полноценные блюда с обслуживанием. Барбекю на выезде — от столько, мангал и повар на месте.
По каждому — сколько длится и на какое количество гостей рассчитан минимум. «Фуршет берём от 25 человек, меньше — невыгодно ни вам, ни нам» — честно и экономит время.
Здесь ломается большинство сделок. Заказчик считает еду, а получает счёт с посудой, персоналом и доставкой.
Разложите по пунктам: еда, посуда и приборы, текстиль, фуршетные столы, доставка, персонал, сборка и уборка. Отметьте, что входит, а что оплачивается отдельно и сколько стоит.
Персонал — отдельно с расчётом: сколько официантов на сколько гостей, цена часа, минимальное количество часов.
Не весь прайс, а по три-четыре примера готовых меню на каждый формат, с полным составом и весом на человека.
Вес критичен. «450 граммов еды на гостя» и «700 граммов» — разные банкеты, а по цене они могут выглядеть похоже. Организатор, которого один раз подвели с количеством, потом всегда смотрит на граммы.
Индивидуальное меню — можно ли собрать своё, есть ли позиции с учётом поста, вегетарианства, аллергий.
Ключевой вопрос выездного кейтеринга. Нужна ли на площадке кухня, электричество, вода. Можете ли работать в поле, во дворе, на крыше, в офисе без ничего.
«Нужна розетка и стол под сборку. Всё остальное привозим: воду, посуду, тепловые витрины, мусорные мешки» — после такой строки с вами начинают разговаривать всерьёз.
Сколько времени нужно на монтаж до начала, когда приезжаете, когда уезжаете.
За сколько принимаете заказ на 50 человек, за сколько на 200. Когда фиксируется финальное количество гостей — обычно за два-три дня, и это надо написать.
Предоплата: сколько, когда, что при отмене за сутки. В кейтеринге закупка идёт заранее, и правило отмены должно быть жёстким и написанным.
Половина заказов — юрлица. Работаете ли по безналу, даёте ли закрывающие документы, есть ли договор.
Эта строка приводит корпоративных клиентов, которые заказывают не один раз, а каждый квартал.
Свои фуршетные столы, свои канапе, своя расстановка. Обязательно общий план стола целиком: по нему оценивают, как это будет выглядеть у них.
Стоковые фотографии идеальных банкетов из зарубежных отелей вредят: организатор сравнит с реальностью и почувствует разницу.
Не «всё было вкусно», а от конкретных людей с названием мероприятия: открытие магазина, конференция на 80 человек, свадьба в мае.
В этой нише репутация передаётся между администраторами компаний, и один развёрнутый отзыв работает как рекомендация.
Организатор боится двух вещей: что не хватит и что останется гора выброшенного. Помогите ему посчитать — и он останется вашим клиентом.
Дайте ориентиры по форматам. Фуршет на два часа — столько-то граммов на человека. Кофе-брейк на полчаса — по столько-то штук выпечки. Банкет с рассадкой на четыре часа — столько-то.
И поправки: «На мероприятии, где половина гостей мужчины, добавляйте четверть. Если фуршет вечером и люди приходят после работы — тоже больше, они голодные. На конференции днём, наоборот, съедают меньше обычного.»
Такой абзац читается как опыт, а не как продажа. Организатор, который один раз посчитал по вашим цифрам и попал точно, больше никуда не пойдёт.
Четыре формата с ценой на гостя и минимальным количеством, детальный разбор что входит и что нет, три примера меню с граммами, требования к площадке, сроки и предоплата, безнал.
И укажите телефон, по которому отвечают в рабочее время быстро. Организатор обзванивает три компании подряд и заказывает у того, кто перезвонил первым и назвал цифру.